Prutsen met prioriteiten stellen

Heb jij ook zo’n bepaald gevoel bij Prioriteiten stellen? Waarschijnlijk heb jij zoiets wel eens meegemaakt. Je wilde iets doen, of nee: je móést iets doen. En aan het einde van de dag had je van alles gedaan, heel nuttig enzo.

Maar toch is precies dat ene blijven liggen. Dat blog dat je zou schrijven bijvoorbeeld. (heb ik vaak..)

Het gaat in basis om heel eenvoudig prioriteiten stellen. Time management is in theorie niet heel ingewikkeld. De Eisenhower matrix is hiervoor een erg geschikte tool. Je kent het wel, belangrijk en urgent.

Maar dat is de ratio. De cognitie begrijpt prima hoe het zit. En nou de praktijk.

De psychologie erachter maakt het complex

De praktijk is weerbarstiger dan het keurig invullen van een schema. Prioriteiten stellen in je leven en op het werk is simpel. Weten hoe het zit is één ding, het daadwerkelijk doen is een tweede.

Dat komt door hoe ons brein werkt. Daniel Kahneman heeft hierover een erg goed (en dik) boek geschreven. Daarin wordt uitgelegd dat er twee systemen zijn in het brein die dit gedrag bepalen.

Systeem 1 ( de reflexen, intuïtie, wat goed voelt) en systeem 2 ( De ratio, cognitie, wat logisch is).

Simpelweg kun je stellen dat we plannen maken met systeem 2. De uitvoering moet gebeuren door systeem 1. Prioriteiten stellen we op met onze ratio, ons gedrag wordt veel meer bepaald door ons gevoel.

En ons gevoel is een irritante saboteur voor de lange termijn. We hebben geen zin, slecht geslapen, te weinig tijd, het regent. Ons gevoel MOET nu reageren op een mailtje. Ons gevoel kijkt ‘even’ op social media.

En vergis je niet. Vrijwel alle media zijn ontworpen om ons verslaafd te maken. De roodgekleurde meldingen in je mail en smartphone zijn nauwelijks te weerstaan. En die weerstand bieden kost mentale energie.

Het gaat niet om je plan, maar om de uitvoering

Kleine bekentenis, ik zat ooit in een rapgroepje. Met van die petjes enzo. En daar leerde ik 1 hele belangrijke les. Op een podium kun je beter iets dat gemiddeld is bedacht excellent uitvoeren, dan iets heel creatiefs maar half presenteren.

Dat principe geldt voor veel meer dingen dan alleen voor op een podium staan. Liever een gemiddeld plan excellent uitvoeren, dan iets geweldigs maar half doen.

Het verschil zit hem in excellente executie (klinkt ook erg lekker). Prioriteiten stellen met de ratio is zinloos zonder uitvoering.

Je kunt uiteraard je doelen en prioriteiten groots en meeslepend verwoorden. Zeker. Je kunt het ook simpel houden met een veel grotere kans van slagen. Liever excellente eenvoud dan halfbakken uitvoering van een hemelbestormend plan.

5 tips voor effectief prioriteiten stellen

1. Bouw ritmes in je leven
Wil je effectief zijn en dingen gewoon voor elkaar krijgen? Hoe saai ook: ontwikkel regelmaat. Bijvoorbeeld vaste momenten waarop je tijd blokkeert om niet in, maar aan je bedrijf te werken.

Zo hebben wij elke vrijdag een ‘financieel uurtje’ waarin we de facturen verwerken. Doe 1 ding tegelijk. Rond af en ga naar het volgende. Multitasken is voor mannen en vrouwen onzin. Sorry.

Er zijn ook leiders die in maand- en jaarritmes werken. Bijvoorbeeld: maand 1 – winst, maand 2 – relaties, maand 3 – relax.

2. Bouw buffertijd in
Aansluitend. Bouw tijd in elke week of twee weken waarin je buffert. “De gaten dichtlopen” noemen ze dat ook wel. Hiermee voorkom je een opstapelende todo list.
Stel elke vrijdagochtend 09.00-12.00 is buffertijd, dan werk je dan de laatste taken weg die zijn blijven liggen.

Dus plan momenten in waarop je kunt puinruimen. Dit is tijd die je wilt besteden aan de open eindjes van je werk.

3. Neem tijd om niet bezig te zijn met de inhoud

Plan momenten in, waarop je brein even niks mag doen. Het ‘default mode system’ van je brein is de tovenaar van ons denken. Dat is wanneer dingen op z’n plek vallen. De beste ideëen krijg je onder de douche, of als je uit het raam staart.

Je kunt je aandacht ergens op richten. Of je denken zichzelf laten leiden. Door ‘lummeltijd’, een wandeling, op een bankje zitten. Maar wel zonder je smartphone..

Als je hiervoor de tijd neemt, besef je weer hoe vol je leven zit. En hoeveel je al voor elkaar hebt gekregen. Je weet weer waar je naartoe wilt. Het geeft betekenis aan het verleden en richting aan de toekomst.

Je prioriteiten stellen doe je hiermee dus door ze te laten bovendrijven.

4. Zoek een sparring partner, of een groepje
Deel wat je wilt bereiken met één of meerdere mensen. Ook als je ondernemer bent. Zelfstandige is geen synoniem voor alles alleen doen.

Hiermee tackle je dat je het op wilskracht moet doen. Want wilskracht bestaat alleen als je er de mentale energie voor hebt. En die is kwetsbaar.

Als je met elkaar afspreekt: Jij doet dit en ik doe dat. We bellen dinsdag om 10.00. Dan maak je het concreet. Dan moet je wel.
Wat je eigenlijk doet, is je systeem 1 activeren voor het bereiken de gestelde doelen.

5. Vraag jezelf elke maand: Wat als…
Vraag jezelf eens af: Wat als je nog 2 jaar zou leven. Zou je dan nog doen wat je nu doet? Dit helpt je om scherp te stellen wat je drijft.

Een andere leuke vraag zou zijn: Wat als ik hoe dan ook genoeg inkomen zou krijgen. Zou ik dan nog doorgaan op de huidige route?

En deze: Wat zou ik doen als ik wist dat alles wat ik deed niet kon mislukken?

Ik hoop dat je nu doorziet wat de waarom achter de waarom is. Dat prioriteiten stellen te maken heeft met de psychologie erachter.
Time management is brein management. Omzeil de zwakte van systeem 1. Succes!

Meer weten over hoe gedragsverandering werkt? Klik hier