Wat is feedback? Elkaar aanspreken in teams

Wat is feedback? Voordat we het gaan hebben over hoe feedback geven en ontvangen werkt. Eerst een definitie van feedback geven. Het gaat om het teruggeven van een waarneming van gedrag. Wat zie jij van een ander? Vraag 2 is: Wat doet dat met jou? Dat is de kern van feedback. Het mooiste is als je een voorzet voor alternatief gedrag kunt geven.

Dan heeft feedback dus 3 stappen: Wat zie je bij de ander? Wat doet dat met jou? Welk ander gedrag kan die ander laten zien?

Zo wordt feedback geven weer makkelijk en toepasbaar.
1: wat neem ik waar?
2: wat doet dat met mij?
3: Welk advies kan ik je geven? Of stel iemand een vraag.

Je ziet een vraagteken en een stippellijn. Advies voor alternatief handelen komt soms vanzelf al ter sprake. Als iemand open staat voor je feedback zal diegene zelf vragen stellen. Als iemand niet open staat is een advies weinig zinvol.

Feedback geven en ontvangen

Wij hebben inmiddels tientallen teams getraind en begeleid met deze vraag: Wat is feedback? Vaak zitten daar een aantal vragen onder. De Waarom achter de waarom. Wat maakt dat mensen niet durven? Is het veilig genoeg? Voor feedback geven en ontvangen is veiligheid nodig.

Psychologische veiligheid is een basisvoorwaarde voor team functioneren. Belangrijker dan de technische kant van feedback geven is de emotionele kant. Het is goed als je zorgvuldig met elkaar bent. Als mensen voorzichtig worden, is er sprake van angst.

Feedback ontvangen is ook lastig. Gewoon bedankt zeggen en je niet gaan verdedigen. Onthoud, ook ter relativering: feedback zegt net zoveel over de ontvanger. Zorgvuldige mensen vinden je snel slordig. Doeners vinden denkers vaak traag.

Ja maar, zijn er dan niet gewoon regels voor feedback?

Dit is een vraag die veel mensen stellen omdat ze onzeker zijn. Er zijn allerlei regels bedacht, maar die zijn zelden generiek toepasbaar. Daarom dat we in onze team training feedback een teamdefinitie van feedback opstellen. Er zijn wel een aantal verhelderende tips, die vind je verderop in dit stuk.

Er is wel een heel belangrijk principe van feedback dat we willen meegeven: Feedback gaat over gedrag. Niet over houding, niet over intentie, maar gedrag. Omdat alleen gedrag objectief waarneembaar is. Ook omdat je gedrag niet altijd je intentie weerspiegeld.

Vaak horen we: “maar ik bedoelde het niet zo” daar leren we uit: Intentie is niet gelijk aan Resultaat. Als je het goed bedoelt heb je niet per definitie een goed resultaat. Misschien heb je een hele andere impact op de ander dan je beseft. En andersom.

Ga er gerust vanuit dat de meeste mensen het echt goed bedoelen. Maar behulpzaamheid kan als bemoeizucht worden geïnterpreteerd. Richt feedback daarom op gedrag.

Laten we zeggen, als een camera het kan filmen, is het concreet gedrag. “Het valt me op, dat je veel aan het woord bent in een vergadering.” Dat klinkt heel anders dan: “Ik vind je een beetje dominant.” Dominant is niet concreet, het is heel breed te interpreteren.

Om je een beetje op weg te helpen, tips en een oefening feedback geven. Als het goed is heb je nu een beeld. Wat is feedback is beantwoord. Nu de praktijk.

Feedback geven: Tips

  1. Hou het simpel. Hoe meer maniertjes en trucjes, hoe onechter het wordt. “Zeg *naam*, ik wil je iets vertellen. Ik heb soms last van je.”
  2. Begin met iets positiefs of iets neutraals. Iemand aanspreken is spannend, dus een eerste keer is het geen raar idee om feedback te geven over iets dat je waardeert. Voorbeeld: “Ha *naam*, het valt me op dat jij je bureau altijd zo netjes hebt. Daardoor voel ik me gestimuleerd om ook netjes te werken.” (Wat zie ik, wat doet dat met mij?)
  3. Begin bij iemand bij wie je fouten durft maken. Je kunt het eens thuis oefenen. Met een vriend(in).
  4. Stel een concrete, specifieke feedbackvraag: “Beste collegae, ik wil graag feedback van jullie op hoe ik mijn stem gebruik aan de telefoon.” Daarmee maak je het voor jezelf en je omgeving eenvoudiger. Zo train je samen feedback geven en ontvangen.
  5. Check of wat je zegt aankomt zoals jij het bedoelt. “Hoe komt dit op je over? Ben ik helder genoeg?”
  6. Ontkracht niet je boodschap met misschien, soms, een beetje, een dingetje. Zeg wat je te zeggen hebt!
  7. Als je feedback krijgt, bedank en vraag na afloop of die persoon nog meer feedback voor je heeft.

Oefeningen Feedback geven

Schrijf een irritatie op. Wat vind jij storend op het werk/thuis. Knip dit op in de 3 stappen. Wat zie ik? Wat doet dat met mij? Wat zou de ander beter kunnen doen?

Formuleer er 3 zinnen van. Desnoods oefen je het een keer voor de spiegel. Haal adem, stap erop af. Als je dit één keer gedaan hebt, is het een volgende keer makkelijker. Dan kun je misschien al zonder pen en papier in je hoofd de drie stappen zetten.

Feedback geven voorbeeldzinnen

“Hallo Gijs, ik wil graag iets tegen je zeggen. Het valt me op dat er veel dingen op je bureau liggen. Ik merk dat ik daar onrustig van wordt.”
“Dag Lida, Mag ik je iets teruggeven? Het valt me op dat jij altijd de notulen maakt. Ik word daar onzeker van want ik wil dat ook wel eens doen.”
“Dag Marcel, Ik zie dat je vaak als laatste weggaat van kantoor. Ik vraag me af hoe dat komt en hoe het met je gaat. Misschien zou je meer kunnen delen in vergaderingen.”
“Ha Willem, ik heb de indruk dat je de laatste tijd minder praat. Ik merk dat ik me zorgen maak. Kan je daar iets over zeggen?”

Waarom Bokscoaching jou kan helpen met feedback

Onze trainingen hebben impact door onze BOKS-coaching methode.

We koppelen actie aan reflectie, verdieping op theorie en persoonlijk proces en zo naar nieuw gedrag. Een eigen gemaakte versie van het model van Kortenhage.

Hiermee bieden we veel meer dan een “leuke sessie” maar een leerervaring met impact.

Feedback training

Loopt jouw team vast in het geven van feedback? Herken je dit: ‘Alles loopt wel, maar feedback geven lukt ons nog niet. We weten wel hoe het zit, maar het in de praktijk brengen….’

Dit komt door een aantal variabelen die we behandelen in onze feedbacktraining.

Teamontwikkeling

Wij geven trainingen in teams waarbij feedback een belangrijk onderdeel is. De vraag die leeft bij teams is overal uniek. Dit kan te maken hebben met o.a. psychologische veiligheid of onduidelijke afspraken.

Na een intakegesprek bepalen we een aanpak.

Leiderschap

Effectiever worden als leider kan gaan over het geven van feedback. Maar ook thema’s als conflicthantering, gericht beïnvloeden en een excellente cultuur creëren.

In onze training leiderschap helpen we jou(w MT) groeien in je vaardigheden.